｜導(dǎo)讀

會議，是企業(yè)管理工作中的主要活動之一，是集思廣益、分析問題、研究對策及工作部署的主要方式。但是朗歐駐廠咨詢發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)在許多企業(yè)的會議卻開成了這樣：“召開一個會議，各種扯皮，會議花費(fèi)幾個小時，需要解決的問題沒有解決，變成一種形式，一種累贅式的日常工作，一次次疲憊的聚集，毫無決議產(chǎn)出的時間浪費(fèi)……”

近段時間，我也參加了幾家企業(yè)的內(nèi)部會議，這些長達(dá)1個小時，2個小時，甚至3個小時的會議，到最后卻沒有形成非常有效的會議決議。有的企業(yè)召開兩三個小時的會議，最后只形成了兩三條會議決議，并且這些會議決議都不具備可操作性：沒有責(zé)任人、沒有具體時間節(jié)點(diǎn)、沒有具體動作。

圍繞企業(yè)里面的會議難以形成有效的會議決議這一問題，今天我就與你一起探討一下，在企業(yè)里面開會的過程當(dāng)中，怎樣避免“會而不議，議而不決，決而不行，行而不果”的現(xiàn)象。那么究竟如何形成有效的會議決議，讓企業(yè)的會議“時”半功倍呢？在這里，朗歐駐廠咨詢從精細(xì)化管理的角度給你分享3個方法。

一、朗歐精細(xì)化管理：明確會議主題

很多企業(yè)里面所有的會議都叫一個名字，那就是“開會”。會前沒有明確的會議主題，比如，“我上午10點(diǎn)要開會；我們今天晚上又要開會了……”而一個管理規(guī)范化的企業(yè)，每次會議都有明確的主題，“我下午3點(diǎn)鐘要開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會；我今天晚上7點(diǎn)鐘要開管理變革周例會；我早上9點(diǎn)鐘要開生產(chǎn)早會、部門早會。”其實(shí)這兩種語境的差別，所折射出的就是企業(yè)的會議、企業(yè)的管理體制是否高效，是否健全。

如果一個會議沒有明確的主題，參會人員就無法提前做好準(zhǔn)備，也無法將自己持有的觀點(diǎn)帶到會議上進(jìn)行分享，更無法將在會議上需要各部門協(xié)調(diào)的事項(xiàng)安排好，這就是會議首先要有明確的主題和內(nèi)容的根本原因。

比如，新產(chǎn)品發(fā)布會、生產(chǎn)協(xié)調(diào)會、管理周例會，等等，每一個會議都需要有非常明確的主題，只有這樣才能夠讓參會人員在會前有所準(zhǔn)備，在會中能夠緊扣主題，在會后形成有效的會議決議。

所以，朗歐駐廠咨詢認(rèn)為，明確的會議主題是形成有效會議決議的先決條件，否則，開會就是在浪費(fèi)時間。因?yàn)槿说乃季S具有發(fā)散性，當(dāng)沒有辦法圍繞著某一個問題或者某一個方面進(jìn)行討論的時候，大家就會天南地北的隨便說了。當(dāng)然，有些研討性質(zhì)的會議需要發(fā)散思維，但是企業(yè)里面大部分的會議都是專題會議、主題會議。

二、朗歐精細(xì)化管理：會議的主持人要緊扣主題

當(dāng)會議有了主題以后，就要確定會議主持人。會議主持人最重要的作用就是在會議召開的過程當(dāng)中，引導(dǎo)各個參會人員都圍繞著會議的主題進(jìn)行發(fā)言，如果某個人的發(fā)言內(nèi)容，超越了所預(yù)定的會議主題，這個時候主持人就要通過發(fā)問的方式或者制止的方式，來讓參會人員的發(fā)言內(nèi)容回歸到會議主題上來。

比如，企業(yè)召開生產(chǎn)協(xié)調(diào)會，各個參會部門就要圍繞著生產(chǎn)計(jì)劃的達(dá)成、生產(chǎn)異常的解決、車間與車間、工序與工序、部門與部門之間的溝通去進(jìn)行。這個時候與此無關(guān)的會外內(nèi)容，就無需在此會議上進(jìn)行溝通、交流、討論。

同時，會議的主持人還要具備形成會議決議的素養(yǎng)。什么是形成會議決議的素養(yǎng)？就是你在主持會議的過程當(dāng)中，每當(dāng)一個人發(fā)言完畢以后，要總結(jié)歸納是否有能夠形成會議決議的內(nèi)容。

什么樣的會議決議才是有效的呢？有效的會議決議必須具備三個要素：誰？什么時間？做什么動作？即，責(zé)任人、完成時間節(jié)點(diǎn)、具體的工作內(nèi)容。

形成有效的會議決議，需要會議的主持人時時進(jìn)行糾偏，讓各參會人員時時圍繞著形成有效會議決議的三個要素，圍繞著會議的主題進(jìn)行溝通、交流、討論。

一次會議形成多少條決議才算合理呢？以朗歐駐廠咨詢的經(jīng)驗(yàn)看，在一個會議上每5分鐘應(yīng)該形成一條會議決議，最多不超過8分鐘。

如果當(dāng)一個問題，當(dāng)一個事項(xiàng)在會議上5到8分鐘內(nèi)還不能形成一個確定的會議決議的時候，你可以把這個問題本身形成一條會議決議，明確會后什么時間？誰來組織大家？召開一個什么類型的專題會議？不要在這個會議上讓大家用發(fā)散性思維去討論一個跟會議主題有關(guān)，但不是全部的問題，可以把這個問題剝離出來，另外召開專題會議再來討論。

緊扣主題是作為會議主持人必備的能力，這是衡量一個會議主持人是否合格的標(biāo)準(zhǔn)。所以，在會上，如果5到8分鐘還不能形成一條會議決議的時候，會議主持人就要警覺了，否則你整個的會議就是無效的。

很多人就會問了，如何才能夠保證在會上形成這么多的決議呢？這就需要你在會前圍繞著會議的主題做大量的會前準(zhǔn)備工作了。

三、朗歐精細(xì)化管理：會議的記錄人要善于抓取會議決議

在會議進(jìn)行的過程中，會議記錄人要將各個部門、各參會人員溝通的內(nèi)容形成備忘錄，整理出會議紀(jì)要。會議決議的雛形就是會議紀(jì)要，從會議紀(jì)要當(dāng)中抓取會議決議。

只要大家在開會的過程當(dāng)中達(dá)成了一致意見，甚至在溝通的過程當(dāng)中出現(xiàn)的言語和內(nèi)容，滿足時間節(jié)點(diǎn)，工作具體內(nèi)容和責(zé)任主體這3個要素，作為會議記錄人就要在第一時間記錄下來。

在會議紀(jì)要中，會議記錄人也要善于抽取滿足這3個要素的事項(xiàng)，羅列出來，在會議結(jié)束的時候通報(bào)一遍所形成的會議決議，再次跟相關(guān)參會人員進(jìn)行確認(rèn)，把某某責(zé)任人，某某時間節(jié)點(diǎn)，要完成某項(xiàng)具體的工作通報(bào)一次，有問題的話就可以在會上明確一下。

會后，再把這些決議打印出來或者在軟件里面進(jìn)行公示，讓各個負(fù)責(zé)人進(jìn)行簽名確認(rèn)，最重要的是要讓大家按照這些會議決議去執(zhí)行，并有專人去檢查、跟進(jìn)。

｜結(jié)語

從精細(xì)化管理出發(fā)，朗歐駐廠咨詢建議你，一個會議要形成有效的決議，必須要做到會議有明確的主題、會議的主持人緊扣主題、會議的記錄人善于抓取會議決議這3點(diǎn)！從而重塑你企業(yè)會議的價(jià)值，讓你企業(yè)遠(yuǎn)離低效的會議。

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