導(dǎo)讀：在中小企業(yè)，大部分的企業(yè)已經(jīng)或正在通過ISO質(zhì)量管理體系認(rèn)證，但是從實(shí)施上來看，許多企業(yè)只是通過認(rèn)證讓企業(yè)的“名片”更加有份量一些而已，至于ISO質(zhì)量體系的落地執(zhí)行，會(huì)隨著文件鎖入保險(xiǎn)箱而告一段落。

我們不禁要問，為什么ISO文件在企業(yè)難以落地？為什么企業(yè)制定了很多的流程文件，可結(jié)果還是異常頻發(fā)？……

根源在于這些流程文件一方面強(qiáng)調(diào)大而全，比如，ISO就試圖把所有的管理動(dòng)作都標(biāo)準(zhǔn)化，這樣的執(zhí)行成本會(huì)很高且沒有效益；另一方面，ISO強(qiáng)調(diào)標(biāo)準(zhǔn)化的同時(shí)，卻忽略了監(jiān)督和責(zé)任機(jī)制。朗歐企管多年駐廠咨詢認(rèn)為，一份流程文件最重要的是能夠落地，才能為企業(yè)創(chuàng)造效益。在此背景下，形式上小而簡、內(nèi)容上少而精、精而專的“作業(yè)流程卡”應(yīng)運(yùn)而生了，本文手把手教大家如何制作“作業(yè)流程卡”。

一、什么是“作業(yè)流程卡”

作業(yè)流程卡就是將企業(yè)里各項(xiàng)流程里面的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)抽取出來，通過這些關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的控制保障整體流程的運(yùn)行。

作業(yè)流程卡將大家有限的精力聚焦于標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)的動(dòng)作上，使之在約束的環(huán)境下，短期實(shí)現(xiàn)改變的一種管理工具。

作業(yè)流程卡對(duì)過程失控的問題點(diǎn)進(jìn)行剖析，進(jìn)而制定標(biāo)準(zhǔn)的操作動(dòng)作，通過橫向部門或工序、稽查員及上級(jí)的監(jiān)督，并對(duì)動(dòng)作的執(zhí)行情況進(jìn)行定時(shí)跟蹤考核。

二、如何制作作業(yè)流程卡？

1、選取流程點(diǎn)（失控點(diǎn)）

評(píng)估本部門所管轄的流程、員工活動(dòng)過程、產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程、設(shè)備操作動(dòng)作等失控點(diǎn)。

譬如：倉庫管理中，可以選取發(fā)料動(dòng)作來作為流程點(diǎn)，采購部門可以選擇采購單據(jù)的處理來作為流程點(diǎn)。

需要注意的是：流程點(diǎn)的選取不要大而全的，要選取具體到點(diǎn)的管理細(xì)節(jié)來進(jìn)行改善。

2、確定改善動(dòng)作及頻率

找到流程點(diǎn)之后，對(duì)流程點(diǎn)進(jìn)行動(dòng)作分解，確定失控的原因，然后根據(jù)原因逐一設(shè)定改善動(dòng)作；

在設(shè)定改善動(dòng)作時(shí)要注意以下幾點(diǎn)：（1）改善動(dòng)作要可以操作、檢查；（2）改善動(dòng)作要有頻次要求、時(shí)間要求；（3）改善結(jié)果可以數(shù)據(jù)量化。

3、明確責(zé)任和義務(wù)

確定了改善動(dòng)作和頻率之后，就要考慮如何保證這個(gè)改善動(dòng)作有效執(zhí)行下去，所以明確相關(guān)執(zhí)行人的責(zé)任和義務(wù)顯得至關(guān)重要；

設(shè)置方式：通過橫向工序或者橫向部門按照一定的頻率進(jìn)行監(jiān)督和制約，對(duì)于沒有按照規(guī)定執(zhí)行的，給予一定的處罰；

譬如：倉庫的收發(fā)料作業(yè)流程卡，就由采購部的采購員進(jìn)行監(jiān)督，采購部的采購作業(yè)流程卡的執(zhí)行，就由PMC部門的物控員進(jìn)行監(jiān)督。

4、填寫作業(yè)流程卡

整張作業(yè)流程卡分為三部分：抬頭、主體、會(huì)簽三個(gè)部分，具體請見朗歐流程卡模板所示，在朗歐微信公眾號(hào)回復(fù)“流程卡”可獲取模板；

抬頭部分為作業(yè)流程卡的基本信息，包括：公司名稱、文件編號(hào)、文件版本號(hào)、編制部門、編制人、審核人、核準(zhǔn)人等基本信息；

主體部分是作業(yè)流程卡的基礎(chǔ)，包含流程點(diǎn)（控制項(xiàng)目）、操作流程、控制點(diǎn)設(shè)計(jì)（即標(biāo)準(zhǔn)、制約、責(zé)任）、使用表單等幾個(gè)核心信息；其中流程點(diǎn)、控制點(diǎn)設(shè)計(jì)（標(biāo)準(zhǔn)、制約、責(zé)任）是不可或缺的，其他項(xiàng)目可以根據(jù)作業(yè)流程卡具體規(guī)范的對(duì)象而靈活調(diào)整。

會(huì)簽部分：為經(jīng)過相關(guān)責(zé)任部門評(píng)審確認(rèn)之后，所有參與評(píng)審人員對(duì)評(píng)審結(jié)果的確認(rèn)。

流程卡樣式

控制點(diǎn)設(shè)計(jì)（標(biāo)準(zhǔn)、制約、責(zé)任）：每份作業(yè)流程卡當(dāng)中必須有三個(gè)要素，分別是標(biāo)準(zhǔn)、制約和責(zé)任。這三個(gè)要素缺一不可。

標(biāo)準(zhǔn)：針對(duì)梳理出的流程點(diǎn)，制訂責(zé)任部門/崗位所需要矯正或統(tǒng)一的動(dòng)作描述（動(dòng)作需有時(shí)間節(jié)點(diǎn)、采用量詞或動(dòng)作語言），不得使用形容詞（如：大概、差不多、應(yīng)該、加強(qiáng)、努力）即，每一條標(biāo)準(zhǔn)當(dāng)中要規(guī)定“誰？什么時(shí)間？做什么具體動(dòng)作？”，我把這個(gè)稱之為“小三要素”。

譬如：

制約：所定的標(biāo)準(zhǔn)由誰來監(jiān)督執(zhí)行，應(yīng)包括三級(jí)檢查（上級(jí)、橫向部門、稽查部），視情況規(guī)定檢查頻次與記錄方式，以橫向部門為主，上級(jí)、稽查為輔。

譬如：

責(zé)任：經(jīng)過檢查、發(fā)現(xiàn)員工行為與標(biāo)準(zhǔn)要求不相符所帶來的責(zé)任（可以概括性責(zé)任條款，如：違反標(biāo)準(zhǔn)者樂捐2元/次），樂捐金額1～2元，但特別條款必須另外注明。

譬如：

5、組織評(píng)審和研討

作業(yè)流程卡填寫好之后的1-2個(gè)工作日之內(nèi)，必須召集相關(guān)責(zé)任部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行流程點(diǎn)改善動(dòng)作評(píng)審，現(xiàn)場確認(rèn)改善動(dòng)作的有效性；

注意：在研討階段，合理性大于權(quán)威性，執(zhí)行階段，權(quán)威性大于合理性，一旦評(píng)審確認(rèn)OK，任何人都必須無條件配合執(zhí)行，不得以任何理由和借口推脫、拒絕；

中間有爭議，但不能妥協(xié)的標(biāo)準(zhǔn)項(xiàng)，可以采用試運(yùn)行的方式進(jìn)行，待運(yùn)行一段時(shí)間之后再修正調(diào)整。

6、確認(rèn)會(huì)簽發(fā)行

完成評(píng)審動(dòng)作后，最遲一個(gè)工作日之內(nèi)將確認(rèn)好的作業(yè)流程卡分發(fā)到相關(guān)的部門責(zé)任人會(huì)簽，確認(rèn)會(huì)議按照會(huì)議管理制度執(zhí)行，并知會(huì)稽查部派人參加。

完成會(huì)簽后，將流程卡經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后發(fā)行生效，編制部門將已經(jīng)審核好的動(dòng)作流程卡復(fù)印分發(fā)給相關(guān)聯(lián)部門和稽查部。

7、流程文件試運(yùn)行

當(dāng)會(huì)簽后，通常要對(duì)文件做一個(gè)月至三個(gè)月的試運(yùn)行，每一份流程文件不可能一次就寫到完美，都是在不斷執(zhí)行的過程當(dāng)中去逐步完善的，可以為A0版、A1版、A2版……..，試運(yùn)行可以為流程執(zhí)行后進(jìn)行糾錯(cuò)留有一定的空間。特別是一些事關(guān)員工經(jīng)濟(jì)利益的一些流程規(guī)定，可以為流程的及時(shí)修訂留有余地，但是試運(yùn)行要有一個(gè)確定的時(shí)間段，如一個(gè)月或三個(gè)月，試運(yùn)行周期一般都設(shè)定在三個(gè)月以內(nèi)。

結(jié)語

流程文件不在于大而全，而在于能否有效執(zhí)行，能否對(duì)員工的操作動(dòng)作起到規(guī)范作用，朗歐作業(yè)流程卡就是將程序文件當(dāng)中具體的操作動(dòng)作列出來，卡住的是一個(gè)一個(gè)具體的動(dòng)作，同時(shí)解決怎么做？怎么檢查？怎么獎(jiǎng)罰？這三個(gè)問題。有明確的責(zé)任人、檢查人、執(zhí)行時(shí)間，這樣才能保障流程的有效執(zhí)行。關(guān)注朗歐企管微信公眾號(hào)，回復(fù)關(guān)鍵詞“流程卡”獲取本文流程卡范本。

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